Трансфер может пойти не так ещё до того, как машина тронется: одно пропущенное поле в брифе стоит времени и лишнего звонка.
После нескольких сотен трансферов мы точно знаем, что просим и зачем. Этот текст и есть такой бриф, расписанный для нового консьержа. Если вы регулярно бронируете трансферы — ничего нового; передайте коллегам.
Семь полей
Каждый бриф, даже самый рутинный, должен содержать одни и те же семь полей.
1. Номер рейса. Не авиакомпания плюс время. Номер рейса. По нему любой может проверить задержку, не дожидаясь звонка; почему этот буфер важен — в руководстве по трансферу из аэропорта. Без него задержка — догадка.
2. Точное имя гостя, как в бронировании. Орфография имеет значение. Имя с ошибкой читается как невнимательность.
3. Точный адрес отеля вместе с названием. Не просто «Stamba» или «Rooms». Оба принадлежат Adjara Group, стоят в одном комплексе на улице Мераба Костава, и их легко перепутать при передаче. Подъезд к отелям Тбилиси на машине описывает ту же проблему со стороны высадки. Указывайте и название, и адрес; у таких соседей каждое по отдельности — источник ошибки.
4. Время, с пометкой о гибкости. Либо «8:00 точно, у отеля», либо «по прилёте, рейс TK 386, ETA 8:00». Оба варианта допустимы; в брифе просто должно быть ясно, какой из них. Голое время без контекста — двусмысленность.
5. Пожелания. Всё, чего гость ждёт или что ему нужно, от выключенной музыки до укачивания и ребёнка в группе, должно быть в брифе, а не в сообщении в день поездки. Спросите при бронировании: что можно организовать, подтверждается письменно вместе с ценой до выезда машины. Кратко лучше, чем расплывчато: «без музыки» лучше, чем «оставьте расслабленно».
6. Даты обратного трансфера, если известны. Даже если возвращение через две недели, укажите его в первом брифе. В парке четыре машины, и позднее «кстати, нужен обратный завтра» может означать другую машину или отказ. У многодневных бронирований поверх этих семи есть ещё четыре поля.
7. Автор брифа и прямой номер. Консьерж, до которого можно дозвониться, а не номер ресепшена в 3 ночи. Когда что-то действительно меняется, ответить может конкретный человек с прямым номером; коммутатор — нет.
Хороший бриф
Встреча. Рейс TK 386, AMS-IST-TBS, прилёт в Тбилиси 06:35. Гость: г-жа Helena Kovác (с акцентом). Отель Stamba, ул. Мераб Костава 14, Вера. ETA 7:20 от двери до двери, гибкость +30 минут на таможню. Maybach S-class, без музыки. Обратный в пятницу 8:30 утра на KLM 614 из того же отеля. Бриф: Maria Pereira, +995 555 12 34 56. Спасибо.
Этот бриф пишется за полторы минуты и не оставляет ничего, что пришлось бы уточнять по телефону.
Плохой бриф
Здравствуйте, можем ли получить трансфер из аэропорта завтра утром около 7? Гость в Rooms, имя Helena, рейс из Амстердама, кажется? Спасибо.
Чего не хватает: номера рейса (задержку не проверить), точного адреса отеля (Rooms? Rooms Kazbegi? Rooms Tbilisi? Запрос на Rooms Tbilisi, но бронирование этого не говорит), полного имени гостя и орфографии, пожеланий, дат возврата, автора брифа.
Что этот бриф реально покупает: вопросы, чтобы заполнить пробелы, прежде чем цену можно будет подтвердить, и хорошую вероятность раздражённого гостя, если что-то сдвинется.
Три особых случая
Волновые прибытия (группа на разных рейсах)
Пришлите один общий бриф на группу, затем по строке на каждый рейс. Укажите номер координатора волны (ваш ивент-менеджер, а не мы). Сколько машин и каких, зависит от рейсов и состава группы; если дальше группа едет вместе, V-Class заменяет две из них. Координатор ведёт манифест из аэропорта, чтобы никому у машины не пришлось выяснять, кого не хватает.
VIP-прибытия с услугой Meet & Greet аэропорта
Аэропорт Тбилиси продаёт собственную услугу Meet & Greet: сопровождающий у самолёта и агенты, которые помогают гостю до самой машины, за 220,60 евро по странице аэропорта. Её бронируют в аэропорту, а не вместе с машиной; всё равно отметьте её в брифе, чтобы тот, кто встречает рейс, знал, что гость выйдет с сопровождающим.
Поздние изменения
Рейс сдвигается. Гость отменяет. Отель меняется после заселения. Это нормально. Присылайте изменения от автора брифа на тот же адрес, куда ушло бронирование, а не водителю напрямую и не «на линию агентства». Один источник правды лучше трёх.
Что вы получаете от нас в ответ
Каждая цена — на машину и маршрут из брифа — подтверждается письменно до выезда машины. Если бриф просит что-то сверх машины и маршрута, письменное подтверждение и покажет, что из этого можно организовать.
Это и есть петля. Бриф пришёл, письменное подтверждение ушло, трансфер состоялся.
Короткое заключение
Бриф — это не бумажная работа. Это разница между трансфером, который выполняется сам, и трансфером, который требует восстановления. Если вы регулярно бронируете трансферы по Тбилиси (это корпоративная версия всего этого), напишите на booking@soitblack.com или пришлите первый бриф. Свободное утро перед вылетом хорошо подходит для полдня в Мцхете.