Консьержи, бронирующие однодневные трансферы из Тбилиси, просят две вещи: класс машины и точку встречи. Первое многодневное бронирование от того же консьержа часто читается так же: класс машины и место подачи. Бронирование всё равно проходит, но только потому что мы переспрашиваем. Вопросы, которые мы возвращаем, — это структура этого текста.
Многодневная работа водителя — это другой документ, чем забор из аэропорта. Четыре поля обычно отсутствуют в брифе. Их предварительное добавление экономит звонок утром первого дня и, что важнее, предотвращает мелкие рассогласования, которые стоят гостю его дня.
Почему многодневный бриф другой
У однодневного трансфера известная форма: аэропорт-отель, отель-аэропорт, полдня с двумя остановками. Переменных мало. Водитель приехал, машина на месте, время заявлено.
Многодневная работа вносит переменные, которых у однодневной нет. Водитель ест. Водитель спит. Машине нужно топливо. Маршрут меняется по часам в зависимости от погоды, энергии гостя, незабронированного приглашения, закрытой дороги. Работа — наполовину вождение, наполовину координация, и координация невидима, пока что-то не сломалось.
Четыре поля ниже — те, которые однодневный бриф оставляет за бортом. Их включение в первое сообщение убирает девяносто процентов взаимных уточнений.
Четыре поля
Простой водителя. Где водитель ждёт, пока гость на обеде, в погребе, в монастыре? В однодневке это тривиально; в пятидневке накапливается в рабочее условие. Водителю нужно чистое место сесть, туалет, которым можно пользоваться, и способ поесть, не отъезжая от точки возможного отзыва. Бриф должен говорить, где у остановок есть парковка, а где нет, и согласился ли хозяин кормить водителя во время обеда гостя. По умолчанию мы возим водителю свою еду, если бриф этого не касается; бриф, который этого касается, позволяет нам организовать лучше.
Дозаправка. Многодневные маршруты варьируются по расстоянию. Кахетинский круг — 200-300 км в день; Сванетский — 600 км в длинные дни. Заправляемся в начале каждого дня и на длинных днях посреди маршрута. Утренний час гостя — неправильное время для заправки. Бриф должен позволить нам запланировать топливо на предыдущий вечер или до того, как гость сядет в машину. Для Сванети конкретно есть отрезки без топлива; бриф не должен предполагать, что доливы всегда возможны.
Протокол обеда. Три варианта. (1) Водитель ест самостоятельно, пока гость ест со своей группой. (2) Водитель ест с группой. (3) Водитель не ест, пока гость не вернётся в машину. Многие хозяева по умолчанию выбирают (2) без вопроса; некоторым гостям это неудобно. Бриф должен указать или хотя бы поднять вопрос. Бриф, говорящий «водитель ест самостоятельно, наш отель предоставит упакованный обед» — самая простая версия; молчание по теме создаёт неловкие тридцать секунд на первом обеде.
Контроль маршрута. Кто решает, если день меняется? Классический случай: в Казбеги дождь, гость только проснулся, продавливаем или поворачиваем на другой маршрут? По умолчанию решает гость, водитель отмечает. Исключение — корпоративные поездки, где консьерж или руководитель поездки решает независимо от предпочтения гостя. Бриф должен назвать принимающего решение. У нас бывали трёхдневные поездки, где гость, консьерж и корпоративный начальник — все трое считали себя решающими; получившаяся цепочка звонков стоила всем полдня.
Один водитель или ротация
Для поездок до трёх дней мы рекомендуем одного водителя. Гость учит ритм водителя, водитель — предпочтения гостя, бронь проще.
Для поездок от четырёх до семи дней иногда используем двух водителей в ротации. Ротация происходит в отеле ночью; гость утром видит другого водителя и на третий день. Тщательно брифуем второго водителя по тому, чему научился первый, и ротация ничего не стоит гостю в непрерывности, если бриф был ясным.
Для поездок дольше семи дней ротация обязательна. Ни один наш водитель не работает непрерывно семь дней. Консьержи, продавливающие «один водитель на десять дней», иногда раздражаются; мы держим линию, потому что видели, как усталость накапливается на длинных маршрутах.
Координация с отелем
Отели и водители работают вместе над тремя вещами: прибытие, багаж, утренний бриф.
Прибытие. Когда гость прибывает в отель от нас, мы хотим, чтобы носильщик был готов и стойка регистрации проинструктирована по имени бронирования. Консьерж отеля должен знать, идёт ли гость сначала в номер или останавливается на регистрацию. Для повторяющихся отелей (Stamba, Rooms, Marriott) мы управляем этим через диспетчерскую; для одноразового отеля, где мы не были, бриф должен включать контакт стойки.
Багаж. Многодневная означает, что иногда багаж остаётся в машине между остановками, иногда поднимается в номер. Бриф должен указать, что остаётся, а что идёт. Ручная кладь и одна ручная сумка всегда поднимаются. Большие чемоданы для гостей, делающих мульти-городский круг, могут оставаться в багажнике, если маршрут это позволяет. Указание этого означает, что мы не разгружаем и не загружаем восемь сумок каждый вечер.
Утренний бриф. Те тридцать секунд, когда водитель забирает гостя из лобби, — момент подтвердить план дня. Гость свеж, водитель свеж, и любое изменение, сделанное прошлой ночью через консьержа, согласовывается. Стандартный 8-утра или 9-утра подача с пятиминутным окном на этот бриф — простая версия. Гость, выходящий в случайное время, нарушает брифинг.
Когда «решим завтра» работает
Боковые поездки и изменения маршрута — часть многодневной работы. Мы их впитываем; чего не можем впитать — это большие изменения с нулевым уведомлением.
«Решим завтра» работает, если «завтра» даёт нам время до предыдущего вечера, а не до утра. Предыдущий вечер позволяет заправиться, спланировать альтернативный маршрут, проинструктировать второго водителя, если он есть, и подтвердить любое бронирование ресторана или винодельни, которое теперь требует новый маршрут.
Утреннее изменение иногда неизбежно (погода, плохо проснувшийся гость). Мы с этим справляемся, но это стоит гибкости на остаток дня. Бриф должен дать нам право честно об этом сигнализировать: «если меняем маршрут в 9 утра, можем не успеть на 2-часовой визит в винодельню». Консьержи, желающие сохранить варианты несмотря на поздние изменения, должны заранее бронировать альтернативы.
Цены
Три структуры. Фикс в день, км плюс база, или гибрид с потолком.
Фикс в день — чистейший для обеих сторон. Гость знает итог; мы знаем день. Лучше всего для маршрутов в известном радиусе (Кахетинский круг, день в Казбеги, район Тбилиси).
Км плюс база честен для поездок со значительным разбросом по дистанции. Сванети, Кутаиси, Батуми. Котируем базу в день плюс цифру за километр; гостю выставляют счёт по фактической длине маршрута. Работает, когда маршрут гибок.
Гибрид с потолком — правильный ответ для большинства многодневных брифов с некоторой гибкостью. Котируем фикс в день до километрового потолка с доплатой за километр, если потолок превышен. Потолок поставлен достаточно высоко, чтобы обычная маршрутизация его не активировала.
Разговор, который мы хотим, — о том, какую из трёх предпочитает консьерж и где должен стоять потолок, не о том, использовать ли вообще одну из них. Бриф, опускающий вопрос структуры, заставляет нас по умолчанию выбирать гибрид, что обычно правильно, но не всегда.
Заметка о бронировании
Для многодневных бронирований, пожалуйста, включите в первое сообщение: даты и грубую форму (одна база или мульти-стоп), размер гостевой группы и оценку багажа, протокол обеда и какую из трёх ценовых структур вы предпочитаете. Ответим в течение четырёх часов вариантами маршрута, машиной, назначением водителя и ценой.
Напишите на bookings@soitblack.com.
Связанное чтение: Бронировочный бриф: что мы просим и зачем, Руководство по трансферу из аэропорта Тбилиси, Тбилисские отели, к которым мы подъезжаем чаще всего, и Из Тбилиси к пограничным переходам.